TNr. 11: Nicht abgerechnete Abschlagszahlungen
Die Verwaltung hat zahlreiche alte Abschlagszahlungen nicht abgerechnet, darunter über 150 Fälle aus den 80er- und 90er-Jahren. Bearbeitungsrückstände waren insbesondere bei der Privatschulfinanzierung festzustellen.
Der ORH hält es für geboten, künftig Abschlagszahlungen zeitnah abzurechnen.
Der ORH hat 2011 und 2012 ressortübergreifend die nicht abgerechneten unregelmäßigen Abschlagszahlungen des Staates und seiner Sondervermögen auf kassenmäßige Ordnungsmäßigkeit geprüft.
11.1 Ausgangslage
Abschlagszahlungen sind Teilzahlungen für schon erbrachte Lieferungen und Leistungen. Unregelmäßige Abschlagszahlungen sind zumeist Leistungen oder Zuwendungen zu Baumaßnahmen. Damit deren Abrechnung nicht übersehen wird, sind diese Zahlungen im Buchführungsverfahren der Staatskassen zu kennzeichnen. Die Staatskassen erinnern die Dienststellen zweimal jährlich mit Auflistungen an die nicht abgerechneten Abschlagszahlungen. Ohne deren Abrechnung können die Vorgänge nicht ordnungsgemäß abgeschlossen werden; es kann auch nicht festgestellt werden, ob Auszahlungen offen oder Rückzahlungen veranlasst sind.
Die Abrechnung regelmäßig wiederkehrender Abschlagszahlungen für Strom, Wasser etc. ist unproblematisch und war deshalb nicht Gegenstand der Prüfung.
11.2 Feststellungen des ORH
Am Ende der Haushaltsjahre 2010 und 2011 waren im Buchführungsverfahren der Staatskassen folgende unregelmäßige Abschlagszahlungen als noch nicht abgerechnet gebucht:
Ende 2010 waren 4.623 Fälle nicht abschließend abgerechnet. Diese gehen zurück bis in die 80er Jahre. Ausgezahlt waren in diesen Fällen 607 Mio. €.
Der ORH hat insgesamt 723 alte Fälle mit einer Abschlagssumme von 271 Mio. € untersucht. Die jeweils erste Teilzahlung lag dabei i. d. R. vor 2007. Dabei wurde Folgendes festgestellt:
- In 77 Fällen zumeist aus den Jahren 1998 bis 2001 waren die Akten nicht mehr auffindbar. Sie konnten nicht mehr geprüft werden (7.779.144 €).
- In 310 Fällen waren die Zahlungen zwar abgerechnet, aber in der Buchführung noch offen (54.665.105 €).
- In 50 Fällen handelte es sich um zu Unrecht als Abschlagszahlungen gebuchte Zahlungen (2.624.018 €).
- In 44 Fällen waren bei der Privatschulfinanzierung durch die Regierungen Abschlagszahlungen zu Baumaßnahmen aus den Jahren 1997 bis 2005 noch nicht abgerechnet. Mitte September 2012 waren noch 6 dieser Fälle mit einer Abschlagssumme von 14 Mio. € offen. Außerdem konnte eine Abschlagszahlung zu den Betriebskosten 1997 erst nach intensivem Prüfungsschriftwechsel Anfang August 2012 also nach mehr als 15 Jahren abgerechnet werden. Auch in den Folgejahren wurde der laufende Betriebsaufwand in diesem Einzelfall jeweils mit Abschlagszahlungen bezuschusst und nicht abgerechnet.
11.3 Bewertung und Empfehlung des ORH
Die Prüfungen des ORH haben bewirkt, dass 475 Abschlagszahlungen, darunter fast alle Fälle aus den Jahren vor 2000, erledigt werden konnten. Trotz der regelmäßigen Auflistungen der Staatskassen existierten viele alte Abschlagszahlungen. Die Verwaltung muss diese Vollzugsdefizite künftig vermeiden. Die Bereinigungen sind für eine ordnungsgemäße Haushaltsführung notwendig.
11.4 Stellungnahme der Verwaltung
Das Finanzministerium teilt die Auffassung des ORH und weist darauf hin, dass für die zeitnahe Abwicklung von Abschlagszahlungen die betroffenen Ressorts und Dienststellen eigenverantwortlich zuständig seien.
Das Innenministerium hält im Bereich der Privatschulfinanzierung der Regierungen eine Personalverstärkung für erforderlich. Dies sei jedoch wegen des Personalabbaus von 1.310 Stellen bei den Regierungen nicht möglich. Darüber hinaus seien den Regierungen in den letzten Jahren neue Aufgaben ohne Stellenkompensation übertragen worden. Vollzugsdefizite ließen sich deshalb ohne einen Aufgabenabbau (u. a. im Bereich der Schulfinanzierung) nicht mehr vermeiden.
Für die Privatschulfinanzierung ist das Kultusministerium zwar das fachlich und haushaltsmäßig zuständige Ressort. Es sieht sich aber hier nicht in der Verantwortung. Es weist darauf hin, mit der Einführung der Schulaufwandspauschale bei der Finanzierung privater Grund und Mittelschulen sowie der Budgetierung und dem Grenzwertverfahren bei der Finanzierung privater Förderschulen bereits Aufgaben reduziert zu haben.
11.5 Schlussbemerkungen des ORH
Der ORH hält es für geboten, künftig für eine zeitnahe Abwicklung von Abschlagszahlungen zu sorgen. Der Vollzugsaufwand wird umso größer, je später die Abschlagszahlungen bereinigt werden.